4 Jenis Komunikasi Bisnis dan Bagaimana Mereka Dapat Membantu Tim Sukses

Komunikasi bisnis internal adalah jantung kesuksesan perusahaan. Ini memengaruhi segalanya mulai dari kebahagiaan karyawan dan hubungan pelanggan hingga identitas merek dan pendapatan bersih.

Namun terlepas dari signifikansinya, 57% dari perusahaan AS yang disurvei tidak memiliki spesialis komunikasi internal khusus, dan 60% profesional bisnis mengatakan bahwa mereka tidak mengukur hasil komunikasi internal mereka.

Mengingat angka-angka ini, tidak mengherankan 65% pekerja dilaporkan “dilepaskan” di tempat kerja, menurut jajak pendapat Gallup.

Sebuah laporan dari Economist Intelligence Unit menunjukkan alasannya: Ini sebagian besar dapat dikaitkan dengan kutipan karyawan menambah stres (52%), keterlambatan atau kegagalan untuk menyelesaikan sebuah proyek (44%), dan semangat kerja yang rendah (31%) sebagai akibat dari komunikasi yang buruk.

Untuk memperbaiki temuan ini, para pemimpin bisnis harus mengambil langkah dalam memahami sepenuhnya empat jenis komunikasi bisnis utama. Kami menyelidikinya di bawah ini, serta bagaimana penerapannya yang efektif dapat berdampak positif pada tim internal dan hubungan eksternal utama.

Secara umum, empat jenis komunikasi bisnis utama meliputi ke atas, ke bawah, lateral, dan luar. Tidak ada satu cara yang “benar” untuk berkomunikasi dalam suatu organisasi. Namun, dengan hati-hati mempertimbangkan pro dan kontra dari setiap jenis akan membantu Anda menentukan strategi mana yang terbaik untuk tim / organisasi Anda, dan juga apakah menggunakan berbagai jenis komunikasi akan menjadi yang terbaik.

1
Komunikasi ke atas

Apa itu: Komunikasi bisnis ke atas berasal dari bawahan langsung ke manajer, dan dari manajer ke eksekutif atau pemilik tingkat atas. Komunikasi ke atas memungkinkan mereka yang bertanggung jawab untuk mengetahui apa yang terjadi di lantai dasar.

Bagaimana cara kerjanya: Contoh 1) Seorang spesialis data menyiapkan laporan pemasaran yang berisi analisis situs web untuk mendukung pengambilan keputusan di tingkat atas. Contoh 2) Survei karyawan memberikan dasar bagi para eksekutif untuk membuat perubahan pada operasi harian untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan.

Kelebihan:

  • Informasi yang diterima dari anggota tim membantu manajemen tetap tanggap terhadap kebutuhan karyawan mereka. Dalam berkontribusi dengan cara ini, karyawan yang merasa dihargai akan lebih cenderung memberikan upaya terbaiknya dalam pekerjaannya.
  • Manajemen dapat mengidentifikasi masalah lebih awal sebelum meningkat.
  • Akses mudah ke manajemen memungkinkan karyawan untuk berbagi kreativitas dan inovasi mereka, yang dapat memotivasi kemajuan perusahaan menjadi pesat lebih cepat daripada jika tim bisnis benar-benar terisolasi.
  • Bisnis dengan komunikasi ke atas biasanya dikenal karena memelihara suasana yang bersahabat dan harmonis.

Kekurangan:

  • Keakuratan informasi yang diberikan oleh karyawan dapat dibatasi atau miring tergantung pada tingkat kenyamanan mereka dalam berkomunikasi dengan supervisor mereka.
  • Bawahan mungkin tidak mau berbagi informasi dengan manajemen, terutama jika mereka merasa tidak ada tindakan yang akan diambil atau akan ada konsekuensi.
  • Komunikasi ke atas hanya bisa berhasil jika ada rantai komando yang jelas, dapat diakses, dan cepat sampai ke puncak.

Tip untuk efektivitas maksimal: Manajer memainkan peran utama dalam mendorong komunikasi ke atas yang sukses, jadi mereka perlu melakukan hal berikut:

  • Pertahankan kebijakan pintu terbuka.
  • Libatkan karyawan dalam percakapan rutin.
  • Dengarkan kekhawatiran karyawan sambil menunjukkan empati.
  • Gunakan beberapa saluran komunikasi untuk memastikan akses mudah ke semua pekerja.
  • Ciptakan lingkungan yang tersedia dan inklusif.
  • Berikan kotak saran anonim, survei, sesi Tanya Jawab, forum obrolan internal, atau rantai email untuk mendapatkan umpan balik yang jujur ​​sebanyak mungkin.

2
Komunikasi ke bawah

Apa itu: Komunikasi bisnis ke bawah mengalir dari manajemen ke bawahan langsung. Pesan mengalir melalui hierarki yang telah ditentukan, dari atas ke bawah.

Bagaimana cara kerjanya: Contoh 1) Pimpinan memberi tahu karyawan tentang prosedur operasional baru, persyaratan keselamatan, atau harapan individu melalui memo perusahaan. Contoh 2) Seorang manajer mengkomunikasikan informasi proyek kepada tim. Contoh 3) CEO mengadakan rapat untuk membahas angka kinerja tahun sebelumnya dan membahas tujuan tahun depan.

Kelebihan:

  • Informasi yang diperlukan (petunjuk, penjelasan tentang masalah yang kompleks, dan detail operasional) dapat dengan cepat disebarluaskan ke bawah.
  • Ada pendelegasian tanggung jawab utama yang lebih mudah.
  • Manajer diberi wewenang untuk mengambil otoritas yang sesuai.
  • Standar, aturan, dan konsekuensi disipliner khusus perusahaan dapat dengan mudah diperkuat untuk menegakkan kepatuhan.

Kekurangan:

  • Ini bisa menjadi proses yang lambat, terutama ketika informasi harus mengalir melalui berbagai tingkatan hierarki.
  • Seperti permainan “telepon”, informasi juga dapat menjadi terdistorsi atau kehilangan detail dalam perjalanannya melalui rantai komando.
  • Ketergantungan yang besar pada gaya komunikasi ke bawah dapat membuat karyawan merasa tidak penting, frustrasi, atau tidak antusias dengan pekerjaan mereka.

Tip untuk efektivitas maksimal:

  • Jaga agar kepemimpinan terlihat, mudah didekati, dan dapat dipercaya.
  • Berikan jadwal komunikasi untuk memastikan bahwa karyawan akan menghargai dan memprioritaskan pesan Anda, daripada merasa kewalahan atau jengkel.
  • Manajemen harus menggunakan bahasa tubuh yang mudah didekati, menjaga sikap ramah, menanyakan kabar karyawan, dan membuka pintu kantor.
  • Manajemen harus mengundang perpaduan sehat dari atas dan komunikasi ke bawah yang dapat melayani tempat kerja dengan baik.
  • Manajemen harus menyimpan catatan terperinci tentang karyawan, memungkinkan mereka menambahkan sentuhan pribadi pada komunikasi mereka saat berbicara dengan karyawan individu.

3
Komunikasi lateral

Apa itu: Komunikasi lateral bergerak melintasi departemen dan karyawan atau manajer dengan status yang sama dalam organisasi.

Bagaimana cara kerjanya: Contoh 1) Sebuah tim berkomunikasi bolak-balik melalui email. Contoh 2) Rekan kerja berpartisipasi dalam obrolan tim untuk menyelesaikan masalah. Contoh 3) Manajer bergabung untuk sesi curah pendapat. Contoh 4) Seorang anggota tim pemasaran membahas cara memodifikasi desain kampanye iklan dengan desainer web di tim teknologi.

Kelebihan:

  • Seringkali diperlukan untuk berbagi informasi, pemecahan masalah, dan koordinasi tugas.
  • Ini sangat penting untuk perusahaan skala besar yang mengandalkan koordinasi antar departemen.
  • Itu cenderung untuk mensintesis secara organik, tanpa perlu persetujuan tingkat atas, berfungsi sebagai mode komunikasi yang cepat dan meningkatkan moral.
  • Kesalahpahaman dan konflik sering kali dapat dihentikan sejak awal sekaligus memperkuat kerja tim.
  • Karyawan sering kali merasa didukung baik secara emosional maupun sosial.

Kekurangan:

  • Karyawan mungkin berkomunikasi dengan nada yang lebih santai dan tidak profesional, sehingga berpotensi menimbulkan pertengkaran.
  • Dapat menciptakan budaya “kita vs. mereka” jika tidak ada saluran komunikasi antardepartemen / hierarki lain yang dibangun dengan benar.
  • Tim dapat berkembang secara teritorial tentang tugas yang mereka kerjakan dan kesal atas seruan dari departemen lain, sehingga merusak upaya kolaboratif.

Tip untuk efektivitas maksimal:

  • Berkomunikasi melalui obrolan video, percakapan empat mata, atau panggilan telepon paling efektif untuk menghindari atau menjernihkan kesalahpahaman.
  • SEBUAH tindak lanjut tertulis seperti email atau memo juga memperkuat pesan / rapat dan membantu mengurangi kebingungan.
  • Manajemen harus berhati-hati untuk tidak mendorong daya saing antar departemen, mengkomunikasikan pentingnya setiap kelompok dalam keseluruhan organisasi.
  • Menggunakan alat manajemen proyek modern untuk mengundang komunikasi antardepartemen dapat sangat membantu dalam mengurangi hambatan dan kemacetan.

4
Komunikasi eksternal

Apa itu: Komunikasi eksternal memindahkan informasi dari dalam organisasi ke pihak luar, seperti prospek, pelanggan, investor, vendor, mitra, sponsor, pembuat undang-undang, badan pengatur, media, konsultan, atau masyarakat umum.

Bagaimana cara kerjanya: Contoh 1) Siaran pers digunakan untuk menginformasikan media tentang produk baru yang akan diluncurkan. Contoh 2) Proposal penjualan disajikan untuk menarik minat investor. Contoh 3) Situs web memberi tahu prospek mengapa mereka menginginkan produk atau layanan perusahaan.

Kelebihan:

  • Ketika berhasil dilakukan, komunikasi eksternal memiliki dampak positif pada persona publik dan reputasi perusahaan, membuatnya lebih diinginkan oleh para pemangku kepentingan dan pelanggan.
  • Komunikasi eksternal juga terkait langsung dengan komunikasi pelanggan dan kemampuan untuk menciptakan dan memelihara hubungan tersebut, sehingga kualitas komunikasi semacam ini adalah yang paling penting.
  • Komunikasi eksternal adalah bagaimana bisnis luar, pelanggan, mitra, investor, dan audiens Anda lainnya memandang bisnis Anda dan mengetahuinya. Memastikan bahwa setiap bagian dari komunikasi eksternal dikurasi dengan hati-hati membutuhkan waktu, tetapi jika dilakukan dengan benar, hal itu merupakan pengaitan yang signifikan bagi pertumbuhan perusahaan.

Kekurangan:

  • Ketika dijalankan dengan buruk, komunikasi eksternal dapat menghadirkan pesan-pesan yang saling bertentangan kepada pelanggan yang menodai reputasi perusahaan.
  • Satu bagian data yang salah, audiens target yang terlewat, atau kutipan yang ceroboh dapat menenggelamkan seluruh kampanye pemasaran dan memiliki dampak negatif yang bertahan lama pada kemampuan perusahaan untuk berhasil, jadi setiap bagian dari komunikasi yang dihadapi secara eksternal perlu dikurasi dan dianalisis dengan hati-hati.
  • Tanpa komunikasi internal yang baik, karyawan kemungkinan besar akan kesulitan menciptakan komunikasi eksternal yang baik.

Tip untuk efektivitas maksimal:

  • Bersikaplah terus terang dan langsung ke sasaran; pembaca menginginkan nilai. Dengan kata lain, ingatlah bahwa mereka ingin tahu: “Tentang apa ini?” dan “Apa untungnya bagi saya?”
  • Kenali audiens Anda. Penelitian ekstensif adalah kunci untuk perpesanan eksternal, karena Anda akan menginginkan bahasa yang tepat, nada, citra, dan saluran.
  • Lengkapi gaya komunikasi internal, tetapi jangan pernah menggantikannya.
  • Hubungkan karyawan dan pelanggan, yang dapat mengarah pada pertukaran informasi penting yang mendorong pelanggan untuk lebih terlibat dengan merek Anda. Ini juga memungkinkan karyawan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang audiens target.

Karena setiap jenis komunikasi bisnis mencapai serangkaian tujuan yang unik, sebagian besar bisnis menggunakan berbagai strategi komunikasi dalam organisasi mereka. Bisnis Anda mungkin sudah mempraktikkan bentuk-bentuk komunikasi bisnis ini tanpa Anda sadari!

Sekarang setelah Anda mengetahui terminologi dan kasus penggunaan yang tepat untuk komunikasi bisnis, Anda dapat membuat strategi komunikasi yang berkelanjutan dan melatih karyawan tentang praktik terbaik dengan lebih baik.

Pelatihan di seluruh perusahaan mungkin terdengar seperti tugas yang menakutkan, tetapi ada alat yang dapat Anda gunakan untuk menyederhanakan proses pembelajaran dan implementasi.

Memastikan kesuksesan komunikasi bisnis dengan Grammarly Business

Bisnis Tata Bahasa berfungsi sebagai asisten komunikasi digital yang melatih dan meningkatkan komunikasi bisnis internal dan eksternal, semuanya sesuai dengan perusahaan Anda panduan gaya kustom standar. Selain tata bahasa, ejaan, dan tanda baca, Grammarly memberikan saran waktu nyata untuk meningkatkan kejelasan, nada, dan keterlibatan dengan setiap pesan. Alat dinamis ini memenuhi setiap karyawan pada tingkat keahlian masing-masing, memaksimalkan tingkat efektivitas dan produktivitas.

Ekstensi browser Grammarly terintegrasi dengan sejumlah platform populer — seperti Gmail, Salesforce, Google Docs, Zendesk, Slack, dan lainnya — membuat penerapan dan adopsi menjadi lebih mudah di seluruh perusahaan.

Tidak dapat disangkal bahwa komunikasi bisnis yang sukses adalah bagian integral dari kemampuan perusahaan untuk berkembang di pasar yang sangat kompetitif yang ada saat ini. Memiliki alat canggih di sisi perusahaan Anda membuat pencapaian ini jauh lebih mungkin dilakukan.

Menerapkan berbagai jenis komunikasi bisnis dalam organisasi Anda jauh lebih mudah dengan Grammarly Business. Hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Grammarly Business meningkatkan komunikasi bisnis Anda atau Tingkatkan sekarang!