5 Strategi Komunikasi Bisnis untuk Diterapkan Sekarang

Komunikasi yang kuat dan sukses bukan hanya aset lain untuk bisnis Anda. Jika dilakukan dengan benar, komunikasi profesional dapat meningkatkan reputasi, budaya, dan keuntungan Anda. Dan jika tidak diprioritaskan, tantangan pasti akan muncul. Dampak komunikasi bisnis bergema di semua aspek organisasi, termasuk yang berikut ini:

  • Kebahagiaan karyawan: Menurut laporan dari The Economist Intelligence Unit, 52% karyawan mengatakan komunikasi kerja yang buruk sebagai penyebab langsung stres tambahan, 44% menunjuknya sebagai penyebab utama penundaan atau kegagalan proyek, dan 33% melaporkan bahwa hal itu berdampak negatif pada moral. .
  • Kepuasan dan retensi pelanggan: Dalam Laporan Status Layanan Pelanggan Global baru-baru ini, 90% konsumen melaporkan bahwa layanan pelanggan merupakan pertimbangan penting saat memilih merek. Sementara itu, 58% konsumen di seluruh dunia cenderung mengakhiri hubungan mereka dengan bisnis karena layanan pelanggan yang buruk.
  • Keuntungan: Komunikasi internal yang tidak memadai dapat merugikan perusahaan $ 62,4 juta per tahun, menurut laporan SHRM. Dan Forbes melaporkan bahwa komunikasi eksternal di bawah standar dapat merugikan perusahaan $ 75 miliar per tahun. Dengan banyaknya kesuksesan perusahaan yang dipertaruhkan, memperkuat portofolio strategi komunikasi bisnis Anda menjadi sangat penting.

Untuk para pemimpin bisnis yang ingin memperkuat komunikasi di seluruh organisasi mereka, mempelajari dan menerapkan beberapa strategi komunikasi bisnis utama dapat secara signifikan meningkatkan kinerja individu dan seluruh perusahaan.

5 strategi komunikasi bisnis yang sukses

Meskipun ada beberapa strategi komunikasi bisnis khusus yang perlu dipertimbangkan — yang mungkin berlaku untuk bisnis Anda — kami telah mencantumkan lima strategi universal teratas yang harus dianggap penting oleh semua bisnis:

Strategi # 1: Fokus pada kejelasan dan keringkasan

Tujuan: Untuk memastikan maksud pesan dikomunikasikan dengan jelas kepada audiens dengan sedikit kebingungan dan kesalahpahaman.

Manfaat:

  • Memberikan peluang yang lebih baik bagi pesan untuk mendarat sepenuhnya sebagaimana dimaksud
  • Menghindari kebingungan dan kesalahpahaman yang dapat menyebabkan masalah interpersonal antar karyawan, kehilangan bisnis karena pelanggan yang tidak puas, dan kehilangan peluang bisnis
  • Menciptakan jalur yang mudah diikuti untuk langkah pembaca selanjutnya
  • Memperkuat penulis pesan sebagai pemimpin pemikiran yang memiliki visi dan rencana yang jelas

Contoh internal: Untuk menggambarkan alasan di balik restrukturisasi perusahaan yang akan datang, seorang CEO ingin membagikan laporan kesehatan tengah tahun perusahaan mereka. Daripada mengirim laporan melalui email kepada karyawan dan meminta mereka menguraikan informasi (mungkin salah) untuk diri mereka sendiri, CEO harus menyingkat informasi menjadi bagian kecil dari informasi kunci, menyebutkan statistik kunci dan dengan jelas menyatakan apa yang mereka maksud dan mengapa mereka mendukung keputusan untuk merestrukturisasi.

Contoh yang berhubungan dengan pelanggan: Seorang pemimpin pemasaran berencana untuk meluncurkan kampanye dalam beberapa minggu ke depan yang merinci produk tata rias perusahaan yang baru dan lebih baik. Alih-alih mengumumkan baris baru hanya dengan gambar dan nama produk, tim pemasaran harus memastikan bahwa manfaat, peningkatan / perbedaan utama, dan informasi produk (yaitu, harga, bahan, ketersediaan, dll.) Secara eksplisit dinyatakan dengan cara yang memastikan konsumen akan memiliki semua informasi yang mereka butuhkan di awal untuk membuat keputusan pembelian.

Strategi # 2: Jaga komunikasi tetap konsisten

Tujuan: Untuk memastikan keselarasan di semua saluran komunikasi sehingga citra merek terfokus dan pelanggan tahu persis pengalaman seperti apa yang diharapkan.

Manfaat:

  • Memperkuat strategi merek
  • Memberikan aturan untuk konten dan desain yang konsisten
  • Menyelaraskan tim Anda untuk penjangkauan merek terpadu di seluruh bisnis Anda
  • Memastikan konsumen memiliki pengalaman yang sama dengan merek Anda tidak peduli dengan karyawan mana mereka berkomunikasi

Contoh internal: Karyawan pemasaran di Merek X bergumul dengan perbedaan yang mereka lihat antara suara merek yang diminta untuk mereka gunakan dan pengalaman merek yang mereka jalani setiap hari. Untuk meningkatkan moral serta mempromosikan identitas merek yang lebih kohesif, pemimpin tim dapat menggunakan umpan balik karyawan serta komunikasi pelanggan untuk membuat panduan gaya merek baru. Ini akan memfasilitasi konsistensi dan keaslian. Mereka kemudian dapat menerapkan asisten penulisan digital seperti Grammarly yang dapat dengan cepat membandingkan komunikasi dengan panduan gaya khusus untuk memverifikasi keselarasan merek dan penggunaan kata yang tepat dalam dokumen individual.

Contoh yang berhubungan dengan pelanggan: Seorang pelanggan berhubungan dengan seorang karyawan dan memiliki pengalaman yang positif, pada merek, tetapi mereka perlu mentransfernya ke karyawan lain untuk lebih membantu mereka dengan masalah mereka. Untuk memastikan bahwa karyawan lain memberikan pengalaman positif yang sama pada merek, mereka dapat menggunakan fitur panduan gaya kustom yang sama di Grammarly untuk memastikan verbiage yang benar dan menghindari jargon.

Strategi # 3: Manusiakan merek Anda

Tujuan: Untuk menunjukkan tingkat empati dan keramahan yang sesuai, memberi audiens kesempatan untuk terhubung secara emosional dengan merek Anda sambil membina hubungan jangka panjang.

Manfaat:

  • Menegakkan kepercayaan dan transparansi
  • Meningkatkan kemampuan untuk membangun dan memelihara hubungan internal dan eksternal yang bermakna
  • Memberi merek Anda persona yang dapat dihubungkan dengan karyawan dan pelanggan
  • Membedakan merek Anda dari pesaing

Contoh internal: Perusahaan baru yang baru mulai memutuskan bagaimana membedakan dirinya. Membuat pernyataan misi, nilai merek, inisiatif perusahaan, dan acara kesejahteraan karyawan akan memberikan wawasan kepada karyawan saat ini dan calon karyawan tentang persona organisasi Anda. Ini akan mendorong koneksi pribadi ke merek yang akan membantu karyawan tetap selaras dengan nilai dan tujuan perusahaan. Ini juga mendorong keterlibatan karyawan yang lebih tinggi, yang menurut penelitian merupakan prediktor kuat dari tingkat produktivitas yang lebih tinggi. Semua hal ini bersama-sama mempromosikan kolaborasi yang lebih baik, karena anggota tim akan lebih bersatu dalam pemahaman mereka tentang merek serta kontribusi mereka terhadap kesuksesannya.

Contoh yang berhubungan dengan pelanggan: Seorang konsumen mendiskusikan masalah produk mereka dengan agen layanan pelanggan. Alih-alih memiliki chatbot atau jawaban suara otomatis, atau meminta karyawan secara ketat mengikuti skrip yang ditentukan, agen layanan pelanggan harus merasa diberdayakan untuk memberikan sentuhan pribadi pada komunikasi mereka yang masih selaras dengan merek. Asisten komunikasi digital seperti Grammarly dapat menganalisis nada secara real time, memberikan saran yang lebih selaras dengan suara dan nada merek.

Strategi # 4: Berlatihlah mendengarkan secara aktif

Tujuan: Untuk mendapatkan wawasan lebih lanjut tentang audiens Anda dan menunjukkan bahwa Anda menerapkan perubahan berdasarkan umpan balik mereka.

Manfaat:

  • Membuat pelanggan dan karyawan merasa didengarkan dan dihargai
  • Memberi Anda kesempatan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang audiens target Anda dan kebutuhan mereka
  • Memungkinkan Anda memiliki komunikasi yang lebih bermakna dengan pelanggan dan karyawan
  • Melukis perusahaan Anda dengan cara yang empati

Contoh internal: Mengingat tenaga kerja jarak jauh yang berkembang, karyawan Anda mungkin melakukan lebih banyak membaca dan menulis daripada mendengarkan dan berbicara akhir-akhir ini. Namun, mendengarkan secara aktif dapat diimplementasikan ke dalam komunikasi tertulis semudah percakapan verbal. Dorong anggota tim untuk membaca dengan cermat dan terlibat dalam komunikasi dari kolega dan manajer mereka untuk memastikan suara semua orang didengar secara setara. Beri tahu mereka bahwa mengajukan pertanyaan kapan pun diperlukan untuk mengklarifikasi suatu poin atau memperdalam pemahaman mereka tentang suatu pesan dapat diterima.

Contoh yang berhubungan dengan pelanggan: Kepala Keuangan sedang menganalisis laporan pendapatan kuartal terakhir dan mencoba memahami mengapa ada penurunan yang signifikan dalam penjualan pelanggan. Mereka menoleh ke Kepala Penjualan untuk mendapatkan jawaban, tetapi mereka sama-sama tidak yakin. Untuk menghindari situasi seperti ini secara proaktif, tim Kepala Penjualan harus secara konsisten mengumpulkan dan meninjau umpan balik pelanggan, baik melalui email, media sosial, atau survei, dan mendorong pelanggan untuk menyuarakan pendapat mereka. Untuk melipatgandakan upaya mereka, mereka kemudian harus secara teratur menunjukkan kepada pelanggan bagaimana mereka telah menerima umpan balik mereka dan menerapkan perubahan.

Strategi # 5: Gunakan komunikasi asinkron

Tujuan: Rangkul alur kerja yang lebih fleksibel yang memperhitungkan karyawan dan pelanggan di berbagai wilayah geografis dan media komunikasi pilihan mereka.

Manfaat:

  • Mendukung lingkungan kerja yang dinamis
  • Memberi karyawan dan pelanggan pilihan tentang bagaimana mereka lebih suka berkomunikasi
  • Menciptakan lebih banyak peluang untuk komunikasi dan kolaborasi
  • Memberi pelanggan dan karyawan waktu dan ruang yang mereka butuhkan untuk membuat respons yang optimal

Contoh internal: Tim global yang berada di zona waktu yang sangat berbeda mungkin kesulitan menemukan waktu untuk terhubung melalui video atau telepon (terutama saat bekerja dari rumah). Menerapkan ruang kerja asinkron seperti Trello atau Asana membantu karyawan tetap produktif dan berkolaborasi secara efektif — bahkan ketika mereka tidak dapat menjadwalkan komunikasi langsung untuk menyusun strategi dan mendiskusikan kemajuan proyek.

Contoh yang berhubungan dengan pelanggan: Seorang pelanggan sedang mempertimbangkan untuk membeli dalam jumlah besar, tetapi ingin mengetahui lebih banyak tentang produk tersebut sebelum membuat keputusan akhir. Menawarkan opsi komunikasi asinkron seperti email atau forum dukungan akan memungkinkan pelanggan meluangkan waktu untuk meninjau jawaban atas pertanyaan mereka dan mengajukan pertanyaan tindak lanjut jika diperlukan. Ini akan membantu mereka memilih dengan percaya diri dan merasa lebih yakin tentang pembelian dan pengalaman mereka dalam berinteraksi dengan merek. Mereka kemudian akan jauh lebih mungkin untuk kembali ke merek ini untuk pembelian di masa mendatang. Salah satu cara untuk mengefektifkan proses implementasi adalah melalui penggunaan asisten komunikasi digital.

Bagaimana asisten komunikasi digital dapat meningkatkan proses implementasi

Asisten komunikasi yang digerakkan oleh AI seperti Grammarly Business mudah diimplementasikan dan diintegrasikan dan dapat membuat penerapan strategi komunikasi bisnis menjadi lebih lancar.

Tidak hanya memeriksa tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang tepat secara real time, tetapi juga menganalisis nada dan referensi silang panduan gaya bawaan yang dapat disesuaikan oleh manajer agar sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.

Ini juga memberi administrator analisis kinerja dan penggunaan, memungkinkan manajer untuk dengan mudah menemukan area untuk perbaikan dan mengoptimalkan prosedur.

Di saat dunia memprioritaskan komunikasi, bisnis Anda juga harus demikian.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Grammarly Business dapat meningkatkan implementasi berbagai strategi komunikasi bisnis, hubungi kami hari ini.