Apakah Seni Email Bisa Diajarkan? – Bahasa Inggris dengan Jennifer

Jika saya tidak percaya bahwa mungkin untuk mengajari siswa cara menulis email, saya tidak akan membuat daftar putar pelajaran lengkap tentang subjek tersebut. Namun, tutorial video hanya membutuhkan pembelajaran sejauh ini. Keberhasilan terbesar yang saya miliki dalam membantu siswa meningkatkan keterampilan mereka dalam menulis email adalah melalui instruksi langsung. Mampu mendiskusikan kata-kata, pemformatan, dan revisi memungkinkan kita untuk memikirkan pilihan kita secara menyeluruh.

Baru-baru ini, saya memiliki kesempatan untuk menangani email melalui instruksi grup selain format satu-satu saya yang biasa. Saya menemukan bahwa diskusi dengan kelompok yang beragam secara internasional membantu memunculkan isu-isu tertentu. Budaya dan kelompok usia adalah dua faktor yang memengaruhi cara kami menulis email. Perbedaan pendapat dalam satu pelajaran menyadarkan kita semua bahwa kita bisa salah mengartikan diamnya orang lain, misalnya. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang disarankan untuk percakapan grup di email.
1. Apakah Anda pernah mengirim email ke dukungan pelanggan untuk mengeluh?
2. Kapan Anda memilih untuk mengirim email kepada seseorang daripada menelepon atau mengirim pesan teks kepada mereka?
3. Jika Anda sedang menunggu balasan email, apakah Anda akan mengirim email kedua untuk meminta tanggapan? Bagaimana dengan sepertiga atau keempat?
4. Bagaimana Anda menginterpretasikan kata-kata dalam CAPS ketika Anda membaca email? Apakah Anda pernah menulis kata-kata dengan huruf kapital?
5. Jika ada masalah terkait pekerjaan, apakah Anda akan mengirim email kepada atasan Anda?

Sejauh pemformatan, email seperti sains. Ada rumusnya, dan sering kita ikuti: salam, isi, penutup, dan tanda tangan. Namun, ketika harus menetapkan nada atau memilih untuk melewatkan bagian dari rumus, email lebih seperti sebuah seni. Seni harus dipraktikkan, idealnya dengan audiens yang akan memberikan umpan balik. Untuk alasan itu, saya telah mengikuti latihan ini dalam instruksi kelompok:
Langkah 1: Saya memberikan prompt menulis. Siswa mengirimkan draf pertama email kepada saya.
Langkah 2: Saya menawarkan saran.
Langkah 3: Siswa menerapkan umpan balik saya dan mengirimkan revisi.
Langkah 4: Setiap saran tambahan dibuat, dan kemudian siswa memposting versi final mereka di papan diskusi.
Langkah 5: Siswa diundang untuk membaca dan mengomentari email satu sama lain.

Dua tantangannya adalah penggunaan basa-basi dan kebutuhan untuk memiliki nada yang konsisten di seluruh pesan. Saya telah menciptakan kesempatan bagi siswa untuk melihat berbagai pendekatan dengan meminta mereka semua merevisi email yang sama dari satu rekan kerja ke rekan kerja lainnya. Lihat pesan di bawah. Siswa diinstruksikan untuk menyarankan perbaikan, terutama dengan menambahkan basa-basi.

Topik: seni bela diri

Joel –

Tidak mendapat kesempatane untuk menanyakan hal ini kepada Anda di tempat kerja.

Anda pergi ke sekolah seni bela diri, kan? Apakah Anda akan merekomendasikannya? Saya ingin mendapatkan beberapa keterampilan dan latihan bela diri, dan saya membutuhkan sesuatu yang dekat dengan pekerjaan.

– Primadona

Siswa datang dengan perbaikan sederhana, tetapi sangat alami, termasuk:
Hai Joel,
Maaf mengganggumu, tapi…
Bagaimana kabarmu?
Terima kasih!
Sampai jumpa besok.

Selain itu, kami telah meluangkan waktu untuk menyortir salam, penutup, dan basa-basi ke dalam kelompok formal dan informal. Saya menulis satu set baris terlebih dahulu, dan tugas penyortiran berfungsi sebagai pemanasan. Kadang-kadang, kami menemukan garis agak netral. Kami telah melangkah lebih jauh dengan melakukan brainstorming yang setara di register yang berbeda (“Saya harap pesan ini menemukan Anda dengan baik.” > “Semoga semuanya baik-baik saja.”) dan alternatif di register yang sama (“Tetap berhubungan!” = “Tetap berhubungan!”) Jika Anda memilih untuk melakukan tugas serupa dengan register, catat semuanya sehingga Anda menghasilkan bagan yang dapat dirujuk siswa saat menulis email baru. (Lihat yang tercantum dalam Tugas C dari handout 2015 ini.)

Menulis seluruh pesan pada satu register atau lainnya sering menjadi tantangan karena pelajar mungkin lebih nyaman menulis secara formal, tetapi tidak secara percakapan, atau sebaliknya. Dalam sesi 1:1 baru-baru ini, saya membantu siswa tingkat lanjut menulis email yang sama dua kali, menggunakan tingkat formalitas yang berbeda. Kami menyusun email ke kantor medis yang mengeluhkan cara perawat yang tidak profesional memperlakukan pasien pada pemeriksaan kantor baru-baru ini. Jika Anda dapat menggunakan contoh kehidupan nyata, itu sangat membantu. Pada sesi kelompok, saya mengundang siswa untuk mempelajari benang merah antara dukungan pelanggan dari layanan pengiriman makanan dan saya. Saya mengganti nama dan menyembunyikan info kontak, tetapi komunikasi otentik dipajang. Kami membahas variasi nada dan strategi yang digunakan oleh kedua belah pihak untuk menyelesaikan masalah.

Berikut adalah satu set kecil empat email yang dapat Anda gunakan agar siswa berlatih seni membangun dan mempertahankan nada. Revisi yang disarankan disertakan.
Menulis Emails_Handout (PDF) yang Efektif dan Tepat

Pos terkait:
Email Bukan Hanya untuk Bisnis Bahasa Inggris (2021) – Dengan slide kelas PDF.
Template Email: Alat yang Baik atau Buruk? (2016)
Cara Menguasai Email (2016) – Dengan dua selebaran PDF yang menawarkan tugas untuk berlatih mendaftar.
Menulis Email: Di Mana Menarik Garis Antara Formal dan Informal (2010)

Gambar oleh dari Pixabay